¿Alquilar una oficina o utilizar el servicio de oficina compartida?
En otra época no habría sido necesario escribir este artículo ya que nunca nos imaginamos que íbamos a poder comprar libros en otro lugar que no fuera una librería y apareció Amazon; o pedir un taxi por una aplicación que no es dueña de ninguno, como Uber; o quedarse en una habitación que no fuera en un hotel, y apareció AirBnB.
Todas ellas son empresas que han surgido prácticamente en el siglo XXI y llegaron para quedarse, desplazando a quienes por tradición ocupaban los sectores del mercado a donde ellas entraron con sus “disrupciones” cambiando la manera de hacer las cosas.
De igual manera nunca nos imaginamos que podríamos no tener que invertir en la adecuación de una oficina alquilada, firmar contratos con cláusulas de permanencia y llenar requisitos con codeudores/padrinos para la aceptación de la solicitud hasta que apareció el concepto de coworking y oficina compartida, espacios totalmente dotados que están listos para ser utilizados en cuestión de un par de días.
Si bien la decisión de utilizar un modelo u otro depende de cada emprendedor y sus necesidades locativas, te dejamos a continuación una comparación de puede ayudarte a tomar una decisión sobre cuál de los 2 modelos puede satisfacer mejor tus necesidades.
Inversión inicial: Incluye la adecuación del local, mobiliario, Infraestructura de servicio, equipos y enseres, y la dirección de la obra. Si deseas ampliar esta información puedes verla en ¿Qué inversión debo hacer al alquilar una oficina?
Reposición de activos: La depreciación de la mayoría de las adecuaciones en una oficina es de 3 a 5 años, siendo el montaje del local la que más tiempo puede demorar en depreciarse (10 años), luego de estos tiempos ya debería haber una partida destinada a reponerlos ya que su vida útil puede estar llegando a su final.
Costos y gastos fijos (y variables) mensuales de una oficina alquilada: Los principales ítems que encontraremos aquí son el pago del alquiler (y administración en algunos casos), los servicios públicos (internet, telefonía, energía, gas), insumos de cafetería y baños, los gastos de nómina asociados a una persona de aseo o mantenimiento, más los insumos asociados a su labor; y posiblemente una recepcionista/secretaria que estará encargada del lugar y la atención a equipo de trabajo, clientes y proveedores.
Son los cargos fijos asociados al alquiler, los servicios públicos y nóminas de personal de apoyo; los que terminan pesando más en la estructura de costos y por ende los que deben controlarse más para evitar fugas de dinero, especialmente porque en momentos difíciles son los que terminan ahogando las finanzas del emprendedor.
Gasto variable mensual de la oficina compartida: En este tipo de esquemas todos los gastos se incluyen en un cobro fijo que puede variar, dependiendo del área que se use para ubicar los puestos de trabajo. A medida que el equipo crece o decrece puede ser ajustado sin penalidades debido al contrato que se estable en estos esquemas.
Área por puesto de trabajo: En Ofienlace hemos encontrado que una oficina alquilada de forma tradicional requiere un espacio 2,5 veces mayor al que ocupan las personas en sus puestos de trabajo. En este cálculo se incluye baños, cocineta, pasillos, recepción, salas de reuniones y espera.
Que quiere decir esto? Que si queremos ubicar 3 personas con sus puestos de trabajo, se requieren 25 metros cuadrados aproximadamente en el modelo convencional; mientras que en una oficina compartida, se requerirían 10 m2 para ubicarlos y el resto de los espacios serían compartidos. Los espacios para reuniones solo se pagan si los requieres y están incluidos en los paquetes que ofrecen este tipo de modelos. Ellos también incluyen en sus costos el servicio de aseo, recepción y cafetería, y el personal que se encarga de esto.
CONCLUSIÓN
La decisión de una un modelo u otro debe ser consciente y racional, poniendo en la balanza los puntos claves, ventajas y desventajas de cada uno.
En este artículo estamos evaluando solamente aspectos que pueden tener relación con variables financieras y sus implicaciones en el flujo de efectivo del emprendedor, para que finalmente puedas tomar una decisión sobre qué modelo aplica mejor a tus necesidades y sus implicaciones, bien sea de invertir un dinero al principio y entender cuánto tiempo puede tardar en retornarse (ver artículo ¿En cuánto tiempo recupero la inversión del montaje inicial de mi oficina?) o decidir disfrutar de espacios más flexible, pero sin tener la posesión del mismo como es el caso de la oficina compartida.